איך בודקים מסמכים עסקיים אחרי האיסוף

1. ערכו רשימת מקורות

התחילו מהמקומות שבהם העסק מקבל מסמכים: Gmail, קבצים שנשלחים ישירות, מסמכי נייר ותמונות. רשימת מקורות עוזרת לזהות מה כבר טופל ואילו ערוצים עדיין לא נבדקו.

אל תניחו שסריקה של תיבת מייל אחת כוללת מסמך שנשמר אצל עובד או הגיע בידי בעל העסק. איסוף אוטומטי והשלמה ידנית הם חלקים משלימים באותה שגרה.

2. בדקו את הקובץ לפני הנתונים

אם חסר עמוד או שהצילום מטושטש, השיגו מקור טוב יותר. תיקון שדה במערכת אינו משלים מידע שאינו מופיע בקובץ.

• המסמך נפתח וכל העמודים מופיעים.
• הכותרת, התאריך והסכומים קריאים.
• שולי המסמך אינם חתוכים ואין השתקפות שמסתירה טקסט.

3. השוו את השדות החשובים למקור

זהות וסוג

בדקו את שם הספק או הצד השני, את סוג המסמך ואת מספרו. מסמך שאינו חשבונית לא צריך להפוך לחשבונית רק מפני שיש בו סכום.

תאריך וסכומים

בדקו את התאריך כפי שהוא מופיע במסמך, את המטבע ואת הסכום הכולל. אם יש פער בין השדות או חוסר בהירות, השאירו את הנושא לבירור מול המקור והגורם המקצועי.

4. בררו חשד לכפילות

קבלה יכולה להגיע כמייל ובהמשך גם כתמונה. השוו פרטים ומקור לפני שמחליטים אם אלה שתי קליטות של אותו מסמך. שם קובץ שונה אינו הוכחה לעסקה חדשה.

במקביל, אל תסירו מסמך רק כי הספק והסכום דומים למסמך קודם: חיוב חוזר יכול להיות עסקה אחרת.

5. סיימו עם רשימת פעולה

אפשר להשתמש ברשימה הזאת לפני שיחה עם רואה החשבון או לפני בדיקת חומר לתקופה. היא מתארת תהליך ארגון, ואינה אישור חשבונאי או ייעוץ מס.

1. מסמכים שנבדקו ואפשר להמשיך לעבוד איתם.
2. מסמכים עם פרטים שדורשים תיקון או בירור.
3. מסמכים שאתם יודעים שעדיין צריך להשיג.

איך Mailo משתלבת בתהליך

Mailo מרכזת מסמכים מ-Gmail ומהעלאות ומציגה נתונים שחולצו מהם. הבדיקה מול המקור מאפשרת לתקן ולארגן את החומר בתוך סביבת העבודה. השירות נמצא בבטא סגורה.

תוכן ויכולות קשורים

• ניהול מסמכים עסקיים ב-Mailo
• הכנת צילום וסריקה לקריאה
• הכנת החומר לעבודה עם רואה החשבון