MailoMailo · בטא סגורה
ניהול מסמכים לעסק במקום אחד
ניהול מסמכים עסקיים מחבר בין הקובץ המקורי, הפרטים שמופיעים בו והעסק שאליו הוא שייך. Mailo מרכזת את האיסוף והארגון בסביבת עבודה אחת, כדי שיהיה קל יותר למצוא מסמך ולהבין מה דורש טיפול.
עודכן:
יותר מתיקיית חשבוניות
מסמכים עסקיים כוללים גם מסמכי בנק, ביטוח, רשויות והעסקה. ארגון לפי הקשר עוזר להבחין בין מסמך כספי לבין מידע שצריך לשמור בתיק עסק או עובד. לא כל קובץ הוא הוצאה, ולא כל מסמך צריך להיכלל בסיכום כספי.
Mailo תומכת באיסוף מסמכים מערוצים שונים ובקישורם לספקים, לקוחות או עובדים לפי הפרטים הקיימים והבדיקה שלכם. כשההקשר אינו ברור, יש לבדוק את המסמך לפני שמסתמכים עליו.
איך בונים שגרת מסמכים
- אספו מסמכים מ-Gmail או העלו קבצים וצילומים מתוך סביבת העבודה.
- בדקו שסוג המסמך והפרטים שזוהו תואמים למקור.
- שייכו את המסמך להקשר העסקי המתאים ובדקו מסמכים חשודים בכפילות.
- השתמשו בחיפוש ובמסננים כדי לחזור למסמך בעת בירור או הכנת חומר לרואה החשבון.
למי זה מתאים
לבעלי עסקים שעובדים עם קבצים מפוזרים במייל ובתיקיות, ולמי שצריך להכין חומר מסודר לבדיקה מקצועית. הערך הוא בריכוז המקור והמידע במקום אחד, בלי להקליד שוב את כל פרטי המסמך.
שאלות ותשובות
האם כל מסמך שנשמר הוא הוצאה?
לא. חוזה, מסמך בנק ותיק עובד הם מסמכים עסקיים, אך אינם בהכרח מסמכי הוצאה. יש לבדוק את סוג המסמך ואת ההקשר לפני שימוש בנתונים הכספיים.
האם Mailo מחליפה גיבוי עצמאי או ייעוץ מקצועי?
עמוד זה מתאר ארגון ועבודה עם מסמכים. יש לקבוע עם אנשי המקצוע של העסק מדיניות שמירה, גיבוי ודיווח שמתאימה לו.